Checklist voor het kiezen van een Virtual Assistant

Checklist voor het kiezen van een Virtual Assistant

In mijn vorige blog heb ik laten zien dat het kiezen van een Virtual Assistant iets is waar je tijd en aandacht aan moet besteden. Om je te helpen bij het maken van een goede keuze heb ik een checklist voor je gemaakt. Deze checklist bestaat uit een aantal essentiële vragen met het oog op jullie toekomstige samenwerking. De antwoorden op deze vragen brengen je als vanzelf bij het profiel van je ideale Virtual Assistant.

Checklist

Stel jezelf altijd de volgende vijf vragen als je op zoek gaat naar een Virtual Assistant:

  1. Waarom schakel ik een VA in? (Ik heb het gewoon te druk, er zijn klussen waar ik een hekel aan heb, er zijn dingen waar ik niet goed in ben)
  2. Wat wil ik daarmee bereiken? (Minder uren werken, meer plezier in mijn werk, meer tijd voor het ontwikkelen van mijn onderneming)
  3. Hoe ga ik dat bereiken? Welke taken ga ik uitbesteden? (Administratie, social media, communicatie, etc.)
  4. Hoe ga ik dat samen met mijn VA bereiken? Hoe wil ik communiceren en samenwerken? (Face to face of op afstand; gedetailleerde instructies over wat er moet gebeuren of meer een sparringspartner die met eigen ideeën komt, frequent overleg of meer de vrije hand)
  5. Wat wil ik absoluut niet in de samenwerking? (Veel eigen inbreng van een VA, gevoelige bedrijfsinformatie delen, frequent overleg).

Profiel voor een Virtual Assistant opstellen

Als je deze vragen hebt beantwoord weet je wat je wilt bereiken en hoe. Dat is de opmaat voor het vaststellen van het profiel van je VA:

  1. Ga op zoek naar een VA die de diensten levert die jij wilt uitbesteden. Dat klinkt vrij logisch, maar omdat niet elke VA hetzelfde doet zul je hier toch naar op zoek moeten. Om het je gemakkelijk te maken zijn er platforms en netwerken met een groot aanbod van VA’s: Zelf ben ik aangesloten bij Regelhelden en VA executive maar er zijn er nog meer.
  2. Bekijk de websites van enkele VA’s die je bij stap 1 hebt gevonden. Spreken de stijl en uitstraling van de site je aan? Als dat niet zo is dan is er misschien in de samenwerking ook geen match.
  3. Vraag twee tot drie VA’s om een kennismakingsgesprek. Neem de tijd om elkaar te vertellen wie je bent, wat je doet en wat je werkstijl is.
  4. Zorg dat je een paar essentiële dingen over de manier van samenwerken checkt: wat is voor jou cruciaal en wat wil je absoluut niet (zie punt 4 en 5 uit de checklist).
  5. Begin met een kleine, op zichzelf staande opdracht (bijv. het schrijven van een tekst voor een blog of een mailing, het ordenen van informatie) om af te tasten hoe de samenwerking gaat. Geef niet meteen veel bedrijfsgevoelige informatie weg en zorg dat het slagen van de opdracht niet voorwaardelijk is aan andere essentiële bedrijfsactiviteiten.
  6. Is het niet wat je had gehoopt? Omdat het nog maar om een kleine opdracht ging zal het stoppen van de samenwerking geen al te groot effect op je bedrijf hebben. Ging het goed? Besteed een volgende opdracht uit die net wat groter is en bouw zo de samenwerking uit.

Succesvol samenwerken

Heb je de vragen uit de checklist voor jezelf beantwoord en een profiel voor je VA opgesteld? Dan heb je inmiddels goed zicht op wat je uiteindelijk wilt bereiken met het inschakelen van een VA. Dit vergroot zonder twijfel de kans op een succesvolle samenwerking waar zowel jij als je VA energie van krijgen.

Wil je advies op maat, meer informatie of eens vrijblijvend kennismaken? Neem gerust contact met me op!

Geen reactie's

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: